Melding om forfall til politiske møter

System for å melde forfall og varainnkalling til politiske møter i Risør kommune

Det er innført nytt system for å melde forfall, samt innkalling av vararepresentanter i Risør kommune. Dette systemet blir benyttet til møtene for Bystyret, Formannskapet og Utvalgene. Det vil fortløpende bli vurdert øvrige råd og utvalg hvor dette systemet kan bli tatt i bruk.

Alle folkevalgte som er valgt inn til nevnte organer må benytte dette systemet for å melde forfall til møter, samt besvare eventuelle varainnkallinger.

Systemet tas i bruk fra og med de politiske møtene som avholdes i november 2019.

Hvordan melde forfall til hele eller deler av møtet:

De faste representantene i aktuelt politisk utvalg mottar en e-post med lenke en uke før møtet. Forfall til møtet kan kun meldes inn via lenken i denne e-posten.

 Klikk på lenke i e-post som du mottar en uke før møtet starter

  1. Velg «forfallstype»
    1. Hele møtet, begrunnelse må angis
    2. Deler av møtet, begrunnelse må angis sammen med tidspunkt det forventes representanten forventer å møte/må fratre
    3. Inhabilitet, saksnummer må angis
  2. Fyll inn begrunnelse for forfall
  3. Klikk på den blå knappen «Meld forfall»

Forfallet er nå registrert i varainnkallingssystemet. Det blir umiddelbart sendt en SMS med innkalling til varamedlem.

Hvordan varamedlemmer mottar og besvarer varainnkalling

Varamedlem blir innkalt via SMS i den rekkefølge de er valgt inn. I tekstmeldingen er det angitt hvem som har meldt forfall, om det er hele eller deler av møtet, eventuelt om det kun er som habilitetsvara innkallingen gjelder.

Dersom varamedlemmet kan møte, må tekstmeldingen besvares med Ja.

Dersom varamedlemmet ikke kan delta, må tekstmeldingen besvares med Nei. Dersom det svares nei går det umiddelbart en innkalling via SMS til neste varamedlem.

NB! Det er ikke anledning til å skrive annet enn Ja, eller Nei i tekstmeldingen som besvares. Dersom det skrives noe annet vil det komme en ny melding i retur hvor det presiseres at det kun er anledning til å skrive Ja, eller Nei.